Ongoing Monitoring in de zorg Seminar

Complex proces, veel betrokken medewerkers
De kosten van het administratief proces in de zorg zijn hoog: de registratie van zorg en gewerkte tijd zijn complex en er zijn veel medewerkers betrokken bij deze administratie. Fouten in de registratie kunnen leiden tot hoge herstelkosten en afkeur van productie.

Het administratieve proces kan beter en efficiënter
Door het proces van zorgadministratie achtereenvolgens te standaardiseren, te automatiseren en te monitoren wordt dit proces efficiënter, verbetert het interne compliance proces en is dit een kapstok om op een effectieve wijze samen te werken met uw externe accountant. Het principe van “ongoing monitoring” is gebaseerd op het inbouwen van geautomatiseerde checks & balances in het administratief proces en het periodieke interne opvolgen van vastgestelde afwijkingen. Wij noemen dit “data-driven” interne beheersing.

Standaardiseren – Kweekers (implementatiepartner van AFAS Payroll en AFAS Profit)
Het proces begint bij de inrichting van de kernapplicaties (bijvoorbeeld salarisadministratie en boekhouding). Een eenduidige inrichting van de verschillende bronsystemen, waarbij de data en organisatiestructuur goed op elkaar aansluiten, is cruciaal. Bij de inrichting van de bronsystemen, moet men al nadenken over de verschillende vormen van gebruik van de output in een volgende fase. Immers in de vervolgfase willen we de volgende aansluitingen realiseren:

• Aantal verloonde uren zorgpersoneel versus productieregistratie zorgpersoneel versus declaratie productie bij financier
• Aantal uren gefactureerd door onderaannemer aan zorgorganisatie versus uren productieregistratie van onderaannemer versus declaratie bij financier

Automatiseren – Team M (leverancier van ZorgZaak© Auditwerkplaats)
Alle zorgorganisaties werken voor dezelfde financiers: Zorgverzekeraars, gemeenten en zorgkantoren. Deze financiers stellen dezelfde eisen aan de administratie en het compliance (rapportage) proces. Hiernaast doorloopt u jaarlijks een traject van Jaarrekeningcontrole.
De zorgorganisaties werken vaak met dezelfde bronsystemen (ONS, MijnCaress, AFAS en VISMA Raet). De identieke verantwoordingseisen en - bronsystemen maken het automatiseren van interne controle binnen de administratieve organisatie mogelijk.


Ongoing monitoring (Coney Accountancy & Analytics)
Ten behoeve van de externe controle van de jaarrekening dienen een aantal vragen te worden beantwoord, zoals;

• Is de opzet en werking van het interne beheersingsraamwerk en bijhorende interne beheersingsmaatregelen, de checks & balances, toereikend?
• Is de geleverde zorg legitiem?
• Is de zorg feitelijk geleverd en
• Is de verloning en bijhorende declaraties, de baten, juist en volledig opgenomen in de jaarrekening ?

Waar tot op heden de controles van de data in de bronsystemen en de data tússen de bronsystemen op basis van steekproeven worden uitgevoerd, is een controle op basis van een “ongoing auditing” gedachten (gespiegeld aan ongoing monitoring vanuit het interne controle perspectief) basis veel efficiënter.

De controle aanpak van Coney is gebaseerd op dit principe. Op basis van omspannende validatie- en verband controles worden de significante posten in de jaarrekening gecontroleerd door de posities als verloning en declaratieomzet uit de bronsystemen te ontsluiten en te toetsen met de financiële verantwoordingen.

Hoe robuuster en kwalitatief beter de interne beheersing, de ongoing monitoring, des te beter de onderliggende data, des te eenvoudiger is de controle van de jaarrekening. De omspannende validatie- en verband controles kunnen we elk kwartaal uitvoeren waardoor einde van het boekjaar er geen tot weinig verrassingen meer zijn. Coney noemt dit Audit3.0

Leer hoe ‘standaardiseren, automatiseren en ongoing monitoren werkt voor úw zorgorganisatie’

• Wat kunt u doen binnen uw zorgorganisatie ?
• Wat zijn de valkuilen ?
• Welke keuzes in inrichting van uw bronsystemen moet u maken ?
• Hoe neemt u uw organisatie mee ?
• Wat wordt de rol van uw externe accountant ?

Kweekers
KWEEKERS is één van de drie AFAS partners officiële AFAS implementatiepartners in de zorg. Mede dankzij een partnership met MOOQE kunnen zij diverse koppelingen door middel van de U-Turn leggen en conversies vlekkeloos laten verlopen. Zo haal je nog meer uit AFAS Profit. Daarnaast beschikt KWEEKERS over een groot aantal best practices binnen de zorg. Door kennis en kunde vanuit eerdere ervaringen toe te voegen weten zij hoe ze het verschil kunnen maken voor organisaties.

Coney Minds
Coney is een data driven Accountants & Analytics kantoor. Ze zijn met Audit 3.0 gespecialiseerd in de controle van de jaarrekening en het ondersteunen van ondernemingen met iAccountancy

Team M
Team M is de leverancier van ZorgZaak© Auditwerkplaats: Een vernieuwende applicatie, die zorgt voor het geautomatiseerd uitvoeren van accountantstoetsen op realisatiedata. Enerzijds zorgt ZorgZaak© Auditwerkplaats voor een heldere weergave van fouten in registraties en declaraties. Anderzijds worden alle aansluitingen tussen verschillende bronbestanden in beeld gebracht die accountants gebruiken ten behoeve van de legitimiteit van de productie (WLZ, WMO en ZVW) en de jaarrekening.