Van strategische capaciteitsplanning tot werktijdenplanning

Vakantieplanning verstoort cyclisch roosteren
Het is nu april en op dit moment worden de planningen van mei en juni gepubliceerd. In deze periodes vallen Pasen, Koningsdag, Hemelvaart, Pinksteren en de meivakantie. We zien dat er dan veel met medewerkers geschoven wordt. Dit gebeurt met name wanneer verantwoordelijke diensten open komen te staan. Deze diensten zijn kritisch. De vaste werktijden van medewerkers worden losgelaten en medewerkers worden ingepland op andere diensten. ‘Door de vakanties en vrije dagen kan de puzzel van planning anders niet gemaakt worden’, hoor je dan in het veld. Maar is dat zo? En kun je er daar dan helemaal niet op anticiperen?

Roosteren begint bij het inschatten van de gemiddelde zorgvraag per jaar
Als eerste moet je per afdeling inschatten wat de gemiddelde zorgvraag per periode per deskundigheidsniveau is. De meest geijkte methode hiervoor is door de ZZP mix of zorgarrangementen van een gemiddelde periode uit het ECD op te halen. Deze ZZP mix of arrangementen kunnen vertaald worden naar de zorgvraag per tijdvak per niveau. In de thuiszorg leidt deze zorgvraag direct tot een dienstenpatroon per niveau. Intramuraal moet de zorgvraag per tijdvak vergeleken worden met het gekozen dienstenpatroon, het basisrooster, van de betreffende afdeling.

Van dienstenpatroon naar benodigde capaciteit van medewerkers
Als het dienstenpatroon per niveau helder is, kan worden ingeschat hoeveel uur op jaarbasis per niveau benodigd is. Dit zijn de netto zorguren, deze uren moeten nog gebruteerd worden. Hierbij wordt niet alleen rekening gehouden met het gemiddelde verzuim- en verlofuren, maar ook met niet-cliënt gebonden activiteiten zoals roostering, opleiding en overleg.

Van vaste capaciteit van medewerkers naar vaste werktijden
Deze stap is cruciaal en ook het moeilijkst in het totale proces. Want: de benodigde capaciteit per niveau moet vertaald worden in aantal contracturen per medewerker per afdeling. Vervolgens moeten deze contracturen per medewerker vertaald worden in vaste werktijden. Dit is een lastig proces, zeker als er relatief grote contracten (bijvoorbeeld van 36 uur per week) tussen zitten.

Vaak worden medewerkers met grote contracten op de verantwoordelijke en langere diensten ingeroosterd. Er ontstaat dan een serieus probleem bij verzuim of verlofopname van deze medewerkers. De afhankelijkheid van deze medewerkers in het vaste rooster is te groot geworden. Om dit probleem het hoofd te bieden, zou je de medewerkers met grote contracten op meerdere afdelingen kunnen laten werken. Het aantal uur per afdeling daalt dan, en daarmee ook de afhankelijkheid.

Vervolgens bepaal je per verantwoordelijke dienst wie deze dienst zouden kunnen draaien, rekening houdend met niveau en bekwaamheid. Je stelt voor de verantwoordelijke diensten een pool van medewerkers samen die gezamenlijk deze diensten gaan invullen. In deze pool worden vervolgens de vaste werktijden bepaald, waarbij gezond roosteren en ATW uiteraard gewaarborgd wordt.

En dan de vakantieperiode…
Om het proces van cyclisch roosteren met vaste werktijden ook tijdens een vakantieperiode te laten werken, zal een vakantieplanning gemaakt moeten worden. De vaste werktijden van de pools zijn zo bepaald dat alle medewerkers alle verantwoordelijke diensten draaien, indien ze aanwezig zijn. De bruto capaciteit van een pool voorziet in voldoende uren om de diensten gedurende het hele jaar in te vullen. Ook als een aantal medewerkers per pool afwezig is door verzuim of verlof. Een eerste oplossing is een optimale spreiding van de vakanties per pool over de vakantieperiode.

Een andere oplossing is om de pool uit te breiden met medewerkers van andere afdelingen, met vergelijkbaar niveau én bekwaamheid. Immers hoe groter het aantal medewerkers per pool, hoe groter de mogelijkheid om de openstaande diensten in te vullen. Je kunt zo de vaste werktijden van de reeds ingeplande medewerkers makkelijker respecteren. Deze tweede oplossing vraagt veel flexibiliteit van de medewerkers uit de pool, want ze werken op meerdere afdelingen. Aan de andere kant biedt deze werkwijze ook veel structuur door de vaste werktijden.

Vertaling naar UURWERK©
We hebben gemerkt dat inzicht vooraf helpt bij het vaststellen van vaste werktijden en vakantieplanning. Ook inzicht in elkaars vakantiewensen. In onze planningsapplicatie UURWERK© wordt de capaciteitsvraag per dienst ten opzichte van de beschikbare uren en potentiële verlofuren geplaatst. Dit is niet alleen inzichtelijk voor de planner, maar ook in het medewerker portaal voor de medewerkers. Bij een groot tekort aan beschikbare uren in een tijdvak door meerdere verlofaanvragen, kun je vragen of de medewerkers samen een spreiding van verlof kunnen afspreken. UURWERK© faciliteert het onderlinge dialoog.

Daarnaast brengt UURWERK© voor elke openstaande dienst in beeld, wie met het juiste niveau en bekwaamheid beschikbaar en aanwezig is en volgens de arbeidstijdenwet deze dienst mag invullen. Dit zijn uiteraard de medewerkers van de eigen afdeling, maar ook medewerkers van andere afdelingen op dezelfde locatie of wijk. Optimale uitwisseling van geschikte medewerkers tussen verschillende afdelingen is met UURWERK© eenvoudig.

Bart Meeuwis
Team M
Team M is leverancier van UURWERK© de nieuwste generatie planningsapplicatie voor de zorg.